Tietosuojailmoitus (harrastustapahtumat)

Tämä tietosuojailmoitus kuvaa Ursan järjestämiin harrastustapahtumiin kerättävien henkilötietojen käsittelyn perusteita ja käyttöä.

Rekisterinpitäjänä toimii

Tähtitieteellinen yhdistys Ursa ry (Y-tunnus 0221689-2)
Kopernikuksentie 1, 00130 Helsinki
Puhelin (09) 684 0400
sähköposti ursa @ ursa.fi.

Mihin rekistereihin tietoja tallennetaan?

• Kulloisenkin tapahtuman osallistujaluettelo
• Ursan asiakas- ja markkinointirekisteri niiltä osin, kun tapahtuman palveluita tilataan Ursan verkkokaupan kautta
• Tapahtumaan liittyvä sähköpostilista, kun sellaista käytetään viestintään

Millä perusteella tietoja kerätään’?

Ilmoittautuessaan tapahtumaan ja tilatessaan siihen liittyviä palveluita syntyy henkilön ja Ursan välille tilaussopimus, jonka täytäntöönpanoon osallistujatietojen kerääminen ja käsittely on tarpeen. Näin Ursa tapahtumajärjestäjänä voi varmistaa ilmoittautuneelle tapahtumaan liittyvät tilatut palvelut, esimerkiksi majoituksen ja ateriat.

Vapaaehtoisten lisätietojen kerääminen perustuu ilmoittautuneen antamaan suostumukseen.

Verkkokaupan kautta tehtävissä tilauksissa henkilötietojen käsittely perustuu myös kirjanpitolain mukaiseen velvoitteeseen säilyttää mm. tositteet on vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja tarvitaan?

Ilmoittautumistietoja käytetään, mm.

• tapahtumatilojen kapasiteetin arvioimiseen ja varmistamiseen
• majoitus- ja ateriapalvelujen järjestämiseen
• osallistujan sukupuoleen ja ikään liittyvien erityisasioiden huomioimiseen (esim. majoitusjärjestelyt ja lasten erillishinnoittelu)
• tapahtumaan liittyvien tiedotteiden lähettämiseen ja tarvittavien lisäselvitysten pyytämiseen
• löytötavaroihin liittyvien tiedustelujen lähettämiseen
• kyytivälityksen organisoimiseen, siltä osin kun ilmoittautunut on antanut tähän suostumuksensa

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä ne saadaan

Ilmoittautuvilta kerätään seuraavia tietoryhmiä. Tietojen laajuus riippuu siitä, mitä lisäpalveluita osallistujille on kussakin tapahtumassa tarjolla:

• Henkilön yhteystiedot
• Henkilöön liittyvät lisätiedot: sukupuoli ja onko ilmoittautunut aikuinen vai lapsi
• Osallistumispäivät
• Tilattavat majoituspalvelut ja mahdolliset majoitukseen liittyvät rajoitteet ja erityistoiveet, mm. majoitukseen vaikuttavat allergiat, huonetoverit
• Tilattavat ateriapalvelut, mahdolliset ruoka-ainerajoitteet ja erityistoiveet
• Ilmoittautujan niin suostuessa, mahdolliset kyytitarpeet ja -tarjoukset

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti ilmoittautujalta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. Verkkokaupan kautta ilmoittauduttaessa osoitetiedot saadaan Ursan asiakasrekisteristä, johon ne on saatu niin ikään ilmoittautuneelta itseltään.

Kuinka henkilötietoja käsitellään ja säilytetään

Kullakin tapahtumalla on nimetyt vastuuhenkilöt ilmoittautumistietojen ja majoitusjärjestelyjen organisointiin. Nämä kerrotaan pääsääntöisesti tapahtuman verkkosivuilla.

Tiedot toimitetaan vastuuhenkilöille sähköpostitse ilmoittautumislomakkeelta tai Ursan verkkokaupasta.

Vastuuhenkilöt on velvoitettu käsittelemään ja säilyttämään henkilötietoja asianmukaisesti ja huolellisesti. Osallistujaluetteloita säilytetään vastuuhenkilöiden omilla tietokoneilla tai salasanalla suojatuissa verkkopalveluissa.

Tapahtumatietoja säilytetään osallistujaluetteloissa niin kauan kuin niitä tarvitaan. Ne poistetaan pääsääntöisesti parin kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä, kun kaikki tapahtuman jälkihoitoon liittyvät toimet on saatu suoritettua.

Tilauksiin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla. Laskutustietoja säilytetään tyypillisesti seitsemän vuoden ajan.

Tilauksiin liittyviä tilastotietoja mm. majoitus- ja ateriapalveluiden määristä voidaan säilyttää kauemminkin tulevien tapahtumien suunnittelua varten. Tällöin tilaustiedoista kuitenkin poistetaan henkilötiedot.

Luovutetaanko henkilötietoja ulkopuolisille?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Majoitus- ja ateriapalveluista ja niihin liittyvistä terveystiedoista ei tapahtumaan palveluita tarjoajille kumppaneille pääsääntöisesti luovuteta kuin lukumäärätiedot, elleivät tiedot henkilön yksilöimiseksi palvelutapahtumassa ole erityisen olennaisia.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräyksen perusteella.

Siirretäänkö henkilötietojani kolmansiin maihin?

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedonsiirto on välttämätöntä, koska tietoja käsitellään osin Googlen pilvipalveluilla (mm. sähköposti ja Google Drive). Tiedot siirretään turvallisesti ja lainmukaisesti EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn puitteissa tietosuojan riittävyyttä koskevan komission päätöksen mukaisesti. Henkilötietojen tallentamista tällaisiin pilvipalveluihin pyritään kuitenkin välttämään.

Mitä henkilötietoihin liittyviä oikeuksia minulla on?

Sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumukseesi perustuva tietojen luovutus. Tietojen poistaminen tarkoittaa käytännössä tapahtumaan liittyvän ilmoittautumisen ja palvelutilausten perumista.

Voit lähettää pyynnön sähköpostitse, puhelimitse tai postitse taikka tehdä pyynnön Ursan toimistolla aukioloaikoina. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta.

Lisätietoja

Katso myös Ursan asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste.