Tietosuojaseloste

Ursan jäseneksi liittyminen, tilaaminen ja verkkokaupan käyttö edellyttää eräiden henkilötietojen antamista. Käsittelemme henkilötietojasi turvallisesti ja noudatamme Suomessa sovellettavaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

Mihin rekisteriin henkilötietojani tallennetaan?

Henkilötiedot tallennetaan Ursan jäsen-, asiakas- ja markkinointirekisteriin.

Millä perusteella ja mihin tarkoituksiin henkilötietojani käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla.

• yhdistyksen jäsenen nimi ja kotipaikka: henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
• jäseniä koskevat muut tiedot sekä asiakkaita ja verkkokaupan käyttäjiä koskevat tiedot tilauksen täyttämiseen asti: käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi ja sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (mm. jäsenyyden ja asiakassuhteen hoito, kehittäminen ja analysointi, tilaukset, laskutus, maksujen valvonta, maksuajan myöntäminen ja perintä, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, jäsen- ja asiakasviestintä, jäsen- ja asiakaspalvelun kehittäminen, toiminnan suunnittelu ja seuranta)
• asiakkaat sopimuksen täyttämisen jälkeen ja jäsenet jäsenyyden päättymisen jälkeen sekä markkinointitarkoituksiin tietonsa luovuttaneet (esim. kilpailujen osallistujat): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (asiakassuhteen hoito, kehittäminen ja analysointi, tilauksien uudistaminen ja kehittäminen, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, asiakasviestintä, yhdistyksen ja sidosryhmien toiminnasta tiedottaminen ja markkinointi, toiminnan suunnittelu ja seuranta)
• kirjanpitoaineistoon sisältyvät tiedot: henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kirjanpitolain mukaan muun muassa tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Henkilötietojen antaminen on jäsenen nimen ja kotipaikan osalta lakisääteinen vaatimus, jäsenrekisterin muiden tietojen ja tilaajien osalta sopimukseen perustuva vaatimus ja verkkokaupan käyttäjien osalta sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

Mitä henkilötietoja käsittelette ja mistä tietoja kerätään?

Keräämme vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää, minkälaisia tietoja missäkin tilanteessa kerätään. Käsittelemme seuraavia henkilötietojen ryhmiä: nimi, jäsen- tai asiakasnumero, yhdistyksen jäsenen kotipaikka, yhteystiedot, rekisteröitymistiedot, demografiatiedot kuten äidinkieli, jäsenyystiedot, selaus-, asiointi- ja käyttötiedot, tiedot luovutuksista, rajoituksista ja kielloista sekä asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten tarjous-, tilaus-, toimitus-, laskutus-, maksutapa-, maksu-, peruutus- ja reklamaatiotiedot.

Omien ilmoitustesi ja palvelun käytön (esimerkiksi liityttäessä tai tilattaessa) lisäksi yhteystietoja voidaan kerätä Postin palautuksista ja osoitteenmuutospalvelusta, VRK:n päivityspalvelusta sekä muista yleisesti saatavilla olevista yhteystietojen päivityspalveluista ja tietolähteistä. Laskutus- ja maksutietoja saadaan pankilta ja maksunvälittäjiltä. Tietoja voidaan kerätä myös rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Luovutetaanko henkilötietojani ulkopuolisille?

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua eräisiin jäsenrekisterin sisältämiin tietoihin (nimi ja kotipaikka). Jos maksat tuotteita luottokortilla, luovutetaan maksupalvelun tarjoajalle (mm. Paytrail Oyj) tilaajan nimi ja yhteystiedot sekä tilaus-, maksutapa-, maksu- ja peruutustietoja. Voimme luovuttaa henkilötietoja myös silloin, jos lainsäädäntö edellyttää tietojen luovuttamista taikka luovuttaminen on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi tai oikeuksien suojelemiseksi.

Siirretäänkö henkilötietojani kolmansiin maihin?

Henkilötietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedonsiirto on välttämätöntä, koska tietoja käsitellään osin Googlen pilvipalveluilla (mm. sähköposti ja Google Drive). Tiedot siirretään turvallisesti ja lainmukaisesti EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn puitteissa tietosuojan riittävyyttä koskevan komission päätöksen mukaisesti.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Säilytämme jäseniä ja asiakkaita koskevia tietoja tyypillisesti kolme vuotta jäsenyyden päättymisen tai asiakkaan viimeisen tilauksen täyttämisen jälkeen. Tämän jälkeen osa tiedoista voidaan siirtää markkinointirekisteriin tai muuttaa muotoon, josta rekisteröity ei ole tunnistettavissa. Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää. Jos henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Jäsenyyksiin ja tilauksiin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla. Laskutustietoja säilytetään tyypillisesti seitsemän vuoden ajan.

Käytetäänkö sivustolla evästeitä?

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle tämän suostumuksella. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Esimerkiksi verkkokaupan käyttö edellyttää, että käyttäjä antaa suostumuksen evästeiden käytölle. Keräämme evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla tietoja siitä, miten palveluitamme käytetään voidaksemme kehittää niitä edelleen.

Kuka on rekisterinpitäjä?

Tähtitieteellinen yhdistys Ursa ry (Y-tunnus 0221689-2), Kopernikuksentie 1, 00130 Helsinki. Puhelin (09) 684 0400, sähköposti ursa@ursa.fi. Rekisteriasioiden yhteyshenkilönä toimii talousassistentti Maria Kuningas, puh. (09) 6840 4020.

Mitä henkilötietoihin liittyviä oikeuksia minulla on?

Sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Voit lähettää pyynnön sähköpostitse, puhelimitse tai postitse taikka tehdä pyynnön Ursan toimistolla aukioloaikoina. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta.