Tahtipaivat Ohje

28.6.2012

Tähtipäivät: tähtitieteen ja tähtiharrastuksen näyteikkuna

Opas Tähtipäivien järjestämiseen
Lataa tästä ohje .pdf-muodossa

Tähtipäiviä on järjestetty jo yli 40 vuoden ajan. Kun Cygnus-tapahtumaa alettiin järjestää vuonna 1987, se muodostui alusta asti luonteeltaan harrastajien omaksi tapahtumaksi. Samalla Tähtipäivät alkoi profiloitua yleisötapahtumaksi.

Viikonlopun mittaisen Tähtipäivät järjestää paikallinen tähtiyhdistys Ursan avulla. Tapahtumaa on järjestetty vuosien saatossa sekä syksyisin että keväisin, ympäri maata. Tähtipäivien järjestäminen on paikallisyhdistykselle erinomainen tilaisuus esitellä tähtitiedettä sekä tähtiharrastustoimintaa yleisölle ja hankkia tätä kautta uusia jäseniä.

Ajankohta ja pitopaikka

Tähtipäiviä on pidetty historiassa sekä keväällä että syksyllä. Ajankohtaa harkittaessa on kuitenkin ajateltava ensisijaisesti suurta yleisöä. Esimerkiksi kiinnostavan taivaantapahtuman tietämissä aihepiiri on muutenkin esillä mediassa, ja tapahtuma saa helpommin julkisuutta. Syksyisin pimeiden öiden kausi on juuri alkamassa ja tähtitaivas on taas ajankohtainen, keväällä havaintokausi alkaa juuri loppua. Syksyisin tapahtuman voisi nivoa myös kansainvälisen avaruusviikon tapahtumiin.
Tähtipäivien pitopaikan valinnassa tärkeimpiä kriteereitä ovat keskeinen sijainti ja helppo saavutettavuus. Yleisötapahtumien järjestämisestä esimerkiksi tiedekeskuksessa tai museossa on hyviä kokemuksia. Niissä on yleisölle muutakin nähtävää ja se voi houkutella paikalle yleisöä, jolle pelkkä tähtitieteen tapahtuma ei välttämättä ole riittävän kiinnostava. Yleisöä tulee paikalle merkittävästi enemmän, jos tapahtumaan ei tarvitse erikseen lähteä, vaan sinne voi pistäytyä käymään muun keskustassa tapahtuvan asioinnin ohessa.
On hyvä kiinnittää huomiota siihen, että tilan saa tarvittaessa pimennettyä. Jos ohjelmaan kuuluu esitelmiä, monissa on tummia tähtitaivaskuvia jotka menettävät näyttävyyttään kirkkaasti valaistussa tilassa.
Montako kävijää tapahtumaan odotetaan? Suuremmissa kaupungeissa yleisöä tulee todennäköisesti enemmän, samaten mikäli paikkakunnalla on jo hyvintunnettu aktiivinen tähtiyhdistys joka vetää väkeä jo nimellään. Tilat kannattaa valita odotettua yleisömäärää silmälläpitäen. Turhan avara tila saa aikaan sen fiiliksen, ettei paikalla ollut juuri ketään ja vaikuttaa negatiivisesti tapahtumaan tavoiteltuun innostavaan ilmapiiriin.
Tarjoaako tapahtumapaikka omasta puolestaan videotykin, tietokoneen, äänentoiston? Miten nämä asiat järjestetään?
Tuleeko siivouksesta tai parkkipaikan aurauksesta yms kustannuksia? Kuinka erilaisten tarvikkeiden kuljetus tapahtumapaikalle onnistuu?

Tiedotus ja graafinen yleisilme

Tähtipäivien tiedotuksessa medialle on tarjottava kiinnostavia täkyjä. Pelkkä ilmoitus ”valtakunnallisesta tähtiharrastustapahtumasta” ei välttämättä riitä herättämään tiedotusvälineiden mielenkiintoa. Tähtipäiviä edeltävällä viikolla voi harkita tiedotustilaisuuden järjestämistä, jotta mediassa olisi juttuja jo tapahtuman aikaan houkuttelemassa yleisöä paikalle.
Ursan toimisto tarjoaa Tähtipäiville graafisen yleisilmeen, jota on mahdollista muokata paikallisyhdistyksen toiveiden ja tarpeiden mukaan – esimerkiksi sikäläisen tähtiharrastustoiminnan erityispiirteiden mukaisesti. Samaa graafista ilmettä kannattaa käyttää kaikessa Tähtipäiviin liittyvässä materiaalissa: tiedotteissa, mainoksissa, julisteissa, esitteissä, opasteissa, nimikorteissa jne. Tällä tavoin tapahtumalle saadaan yhtenäinen, moderni ja houkutteleva ilme.
On hyvä miettiä hyvissä ajoin, millaisilla tavoilla Tähtipäivät voisi näkyä paikkakunnalla. Minne julisteita tai esitteitä kannattaa viedä? Ilmestyykö paikkakunnalla ilmaisjakelulehtiä, joissa tapahtumasta voisi tiedottaa? Mitkä paikallismediat voisivat olla kiinnostuneita tekemään tapahtumasta juttua? Miten tapahtumapaikan ohi kulkijoille ilmenee, että sisällä on käynnissä Tähtipäivät?
Ursan toimisto tarjoaa apua tapahtuman tiedottamisessa ja tiedotuksen aikataulun suunnittelemisessa. Tähtipäivistä laaditaan yhdessä tiedote, jonka Ursa on myös yleensä lähettänyt tiedotusvälineille. Näin on pyritty parantamaan tiedotteen läpimenoa tiedotusvälineissä. Tiedotteessa nimetään paikallisen järjestäjän edustaja, jolta tiedotusvälineet saavat tarvittaessa lisätietoa tapahtumasta. Tiedotteessa on hyvä tarjota näyttävää kuvamateriaalia median vapaaseen käyttöön (siis siten, että kuvaajan nimi mainitaan julkaisun yhteydessä). Kuvat houkuttelevat tiedotusvälineitä tarttumaan aiheeseen.

Ohjelma

Tähtipäivillä on hyvä olla jokin teema, joko paikallinen, ajankohtainen tai yleisemmin tähtitieteeseen tai tähtiharrastukseen liittyvä. Se helpottaa ohjelman suunnittelua ja näyttelyn kokoamista, mutta sen avulla on myös paremmat mahdollisuudet saada media kiinnostumaan. Toimivan ohjelman kantavana teemana on toiminnallisuus. Yleisöesitelmät eivät kiinnostavasta sisällöstä huolimatta enää toimi entiseen tapaan tapahtumien vetonauloina. Optimi on yksi tai kaksi nimekkään henkilön pitämää esitelmää per päivä. Hyvä pituus yleisöesitelmälle on 30-45 min. Pääesitelmien lisäksi voi järjestää myös lyhyempiä, tietoiskutyyppisiä esitelmiä.
Esitelmien ohella ja/tai sijasta voi järjestää paneelikeskusteluja ja ”väittelyitä” (tai vaikka radion Luontoillan tapainen kyselytilaisuus), joissa käsitellään ajankohtaisia aiheita tähtitieteestä ja tähtiharrastuksesta. On hyvä pitää mielessä Tähtipäivien varsinainen kohderyhmä: kovin erikoistuneet aiheet eivät yleensä kiinnosta suurta yleisöä.
Ohjelma kannattaa suunnitella siten, että houkuttelevan monipuolisia ohjelmanumeroita on kumpanakin päivänä. Näin yleisö saadaan palaamaan paikan päälle seuraavanakin päivänä.
Eri ohjelmanumeroiden mahdollinen päällekkäisyys ei välttämättä haittaa. Tarjolla voi olla koko ajan kaikenlaista ohjelmaa. Jos yleisö joutuu tekemään valintoja, se viestii osaltaan tähtiharrastuksen monipuolisuudesta. Toisaalta kovia vetonauloja ei kannata sijoittaa ajallisesti päällekkäin. Ohjelmassa on hyvä kiinnittää huomiota myös muuhun kuin pelkästään tähdistä kiinnostuneeseen yleisöön. Se ei tarkoita tähtitieteeseen täysin liittymätöntä ohjelmaa, vaan tähtitieteen ja/tai tähtiharrastuksen ja jonkin muun tieteen- tai taiteenalan yhdistämistä.
Kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös ulkotilaa. Ulkona voi järjestää sään salliessa esim. Auringon tarkkailua tai vesirakettilaukaisuja. Samalla ulkona tapahtuva toiminta kiinnittää ohikulkijoitten huomiota ja vetää väkeä sisätiloihin tutustumaan muuhun ohjelmaan. Jos Tähtipäiville halutaan Ursan planetaario, siitä sovitaan erikseen. Samoin toimitaan Ursan kirjamyynnin kanssa.

Näyttely

Näyttelyllä on Tähtipäivillä keskeinen rooli. Tähtitiede on tieteenalana hyvin visuaalinen, ja tätä kannattaa käyttää siekailematta hyväksi. Kirjoissa ja lehdissä on upeita kuvia tähtitaivaan kohteista, ja yleisön on voitava odottaa samaa myös Tähtipäivien näyttelyltä.
Näyttely kannattaa suunnitella huolella ja mahdollisimman suurelta osin etukäteen. Näytteilleasettajiin on oltava yhteydessä hyvissä ajoin ja myös tieto näyttelyyn tulevasta materiaalista on saatava ajoissa. Näyttelymateriaalin esillepanossa käytetään valmiita pohjia, jotta yleisilme säilyy yhtenäisenä. Jos näyttelymateriaalin yhteydessä on postereita tai muita infolappuja, on syytä muistaa, että keskivertokävijä ei ole kiinnostunut lukemaan pitkiä tekstejä. Jos jostakin asiasta halutaan antaa yksityiskohtaisempaa tietoa, sen voi tehdä opastetussa näyttelyyn tutustumisessa ja/tai erillisessä esitteessä.
Näyttelyyn kannattaa ehdottomasti järjestää useita opastettuja kierroksia, sillä kaikki eivät välttämättä ehdi yhteen ainoaan kierrokseen. Kierrosten lisäksi näyttelytilassa on oltava järjestävän tahon edustajia, jotka voivat esitellä näyttelykohteita. Tähtipäivillä tulee pyrkiä vuorovaikutteisuuteen. Ei kannata jäädä odottamaan, että yleisö esittää kysymyksiä, vaan yleisöön kannattaa ottaa aktiivisesti kontaktia.
Näyttelyssä on syytä olla myös toiminnallisia pisteitä. Yleisön pitää päästä itse tekemään, katsomaan ja kokemaan. Monet eivät ole koskaan katsoneet kaukoputken läpi, joten toimintapisteiden ei tarvitse olla mullistavia. Esimerkiksi Kuusta otetun kuvan katsominen kiikarilla ja/tai kaukoputkella on jo monelle ennenkokematon elämys. Sään suosiessa Auringon tarkkailu on hyvä idea.
Lapsia ei kannata myöskään unohtaa. Heille voi tarjota ohjattua rakettien rakentelua, alieneiden muovailua, komeettaydinten kokkaamista… Tärkeintä on se, että lapset pääsevät tekemään omin käsin. Nuorena syttynyt innostus tähtitaivaaseen kantaa usein läpi elämän.

Illanvietto

Tähtipäivien illanvietto on oiva tilaisuus jakaa Stella Arctit ja mahdolliset muut, esimerkiksi paikallisyhdistyksen omat palkinnot. Illanvietto on kuitenkin leimallisesti tähtiharrastajien, ei suuren yleisön tilaisuus.
Siksi illanvieton voisi järjestää esimerkiksi siten, että aluksi on cocktail-tyyppinen tilaisuus, johon kutsutaan paikallisia päättäjiä (jotka jakavat esimerkiksi toiminta-avustuksia paikalliselle yhdistykselle) ja jossa jaetaan näyttävästi tähtiharrastuspalkinnot. Tähtiharrastajat voivat sitten siirtyä jatkamaan juhlintaa illallisen ja muun ohjelman merkeissä.


Mitä paikallisen järjestäjän tehtäviin kuuluu?

• sopivien tilojen järjestäminen
• tapahtumaa pyörittävän henkilökunnan hankkiminen
• ohjelman suunnittelu ja toteutus
• mahd. esitelmöitsijöiden kutsuminen
• mahd. sponsoreiden hankkiminen
• mahd. näytteilleasettajien hankkiminen
• tapahtuman verkkosivujen laatiminen

Miten Ursa tukee tapahtumaa?

• max. 1500 euron tuki tapahtuman järjestämiseen
• konsultaatioapua
• Tähtipäivien graafinen yleisilme, jota voi tarvittaessa muokata (verkkosivuilla, julisteessa/esitteessä, nimilapuissa, infolapuissa jne)
• tiedotusapua
• laskutuksen voi tarvittaessa järjestää Ursan kautta
• jaostoja koskevan ohjelman järjestämisessä avustaa jaostojen yhteistyöelin

Kuinka toimin, jos haluan Ursan tukea edustamani yhdistyksen järjestämille Tähtipäiville?

Tähtipäivien järjestäminen ei ole aivan mitätön homma, joten kannattaa kartoittaa etukäteen, voisiko tapahtuman järjestäminen esim. kahden yhdistyksen yhteistyönä tulla kysymykseen.
Lähetä Ursan toimistolle 1.5. mennessä (2012: 1.10. mennessä) seuraavan vuoden tapahtumalle alustava suunnitelma. Jos kiinnostuneita yhdistyksiä on useita, yhdistysten kanssa neuvotellaan tämän jälkeen, missä tapahtuma kannattaa järjestää.
Rahallisesta tuesta päätettäessä joudutaan kiinnittämään erityistä huomiota siihen, miten yleisöystävälliseksi ja houkuttelevaksi tapahtuma on suunniteltu. Jollei tällaista suunnitelmaa saada aikaan, Ursa ei voi tukea kyseisiä Tähtipäiviä. Kun järjestävä yhdistys on selvillä, se laatii tapahtumalle perusteellisemman suunnitelman ja kustannusarvion.
Tähtipäivien jälkeen tapahtumasta laaditaan vapaamuotoinen loppuraportti, jossa käy ilmi, millainen tapahtuman ohjelma oli ja montako kävijää tapahtumaan (suunnilleen) osallistui ja mukaan liitetään kuluerittely kuitteineen. Ursa korvaa tapahtuman perusteltavissaolevat kulut (kuten julisteiden ja muun materiaalin painatuskulut, tilavuokra, esiintyjien palkkiot ja matkakulut jne) 1500 euroon saakka.
Ursan toimistolla Tähtipäivien yhteyshenkilö on toiminta- ja tiedotussuunnittelija (Anne Liljeström anne.liljestrom@ursa.fi), puh. 09 6840 4010.