Tähtipäivien muistilista

<< | Etusivu | >>

< Tähtipäivät

Kerhoseminaarissa 16.-18.1.2009 keskusteltiin Tähtipäivien funktiosta ja päädyttiin seuraavanlaiseen tulemaan: Tähtipäivät ovat suomalaisen, tähtitieteellisen harrastus-, valistus- ja tutkimustoiminnan vuotuinen näyteikkuna.

Tilat

Sopivien tilojen etsintä kannattaa aloittaa jo edellisen vuoden puolella ja varaukset kannattaa tehdä niin pian kuin se on mahdollista.

  • Sopiva tila
    • tilan tulisi mahdollistaa riittävät ja halutut toiminnot (esitelmät, näyttely, mahdollinen yhteismajoitus)
    • olla muutenkin siisti ja selkeä
  • Varaaminen
    • Paikallinen järjestäjä selvittää tilat
    • Tekee omatoimisesti kirjallisen varauksen, josta saadaan myös kirjallinen sopimus
  • Hinta ja laskutus
    • Tiloja ei aina saa ilmaiseksi, eikä tämän tule olla edes tavoitteena.
    • Hinta tulee kuitenkin olla kohtuullinen.
    • Laskutuksesta tulee sopia tilanvuokraajan ja Ursan (yhdistysyhteyksisä vastaava toimihenkilö) kanssa.
    • Laskutus voi kulkea paikallisen isännän kautta tai suoraan Ursaan.
  • Tilojen varaamisessa ja käytössä on aina varauduttava yllätyksiin. Tällaisia ovat esimerkiksi:
    • hälytykset, joita ei jostakin syystä saa pois päältä,
    • valaistus, joka katkeaa 10 minuutin kulutua kytkemisestä,
    • tilojen vakiokäyttäjä, jonka vuoroa ei ole peruutettu,
    • tilojen (koulu) henkilökunta, joka haluaa kieltää oman huoneensa käytön

Sali

  • Tila
    • Tähtipäivien esitelmiä on viime vuosina ollut kuuntelemassa 30-130 henkeä
    • Kannattaa myös asettaa tavoitteita yleisön määräksi
    • On hyvä huomioida, että valtakunnallisesti tunnetut esitelmöitsijät voivat vetää paljon yleisöä
    • Vastaavaan istumapaikkojen lukumäärään tulee varautua jatkossakin.
    • Ursan seuraa tilatarpeen kehitystä vuosittain ja tiedottaa tästä aina uutta paikallista järjestäjää etsittäessä
    • AV-varustus
      • Selvitettävä saatavuus
      • Selvitettävä myös data-projektorien yhteensopivuus (Mac, Win, Linux) ja käyttöoikeudet
      • Tarvittaessa paikallinen järjestäjä ja Ursa sopivat lisälaitteiden tuomisesta
      • Vaikka suurin osa esitelminen AV-materiaalista onkin nykyään sähköisessä muodossa, kannattaa varautua myös vanhoihin formaatteihin: vhs, piirtoheitin, diat ja tietysti uusista myös DVD.
    • Äänentoisto
      • tulee varmistaa ja huolehtia siitä, että paikalla on myös H-hetkellä sovitut välineet, varavälineet ja osaava käyttäjä.
      • useimmin kateissa on jatkojohdot ja mikrofonit, jota lainaillaan ainakin koulujen sisällä
      • tarvittaessa hankitaan laitteet muualta.
    • Pimentäminen
      • Tila on saatava täysin pimeäksi myös päivällä.
    • Muu varustus
      • Voi vaikuttaa sekä haittaavasti, että uusia ideoita lisäävänä. Paikallisen isännän selvitettävä tilaa varataessa.

#näyttelytila

Näyttelytila

  • Tilat
    • pitää olla riittävät
    • usein koulun liikuntasali riittää
  • Tiloista selvitettävä mm.
    • saako siellä kävellä ulkokengillä ja jos ei, miten peitetään lattia
    • kenellä on vakiovuoroja tiloihin ja kuka ilmoittaa näille
    • sähkön saatavuus
    • tilan varusteet (tuolit, valkokankaat, näyttämöt, puhujanpöntöt, väliverhot jne.)
    • milloin tilaa pääsee rakentamaan ja milloin sen tulee olla tyhjä
    • mahdollisen siivouksen kustannukset

Ohjelmasisältö

#Esitelmät

Esitelmät

Esitelmien painoarvo suhteessa esimerkiksi näyttelyyn ja muihin esittelyaktiviteetteihin Tähtipäivien pääohjelmana saa laskea, joskin samalla esitelmien korkeasta laadusta tulisi pitää tiukasti kiinni.

Esitelmiin liittyviä seikkoja:

  • Lukumäärä
    • esitelmien sopiva määrä riippuu niiden laadusta ja kestosta sekä muusta ohjelmasta
    • sopiva määrä kahdelle päivälle lienee noin 3-5 kpl
  • Aiheet
    • usein aiheita joudutaan päättämään sen mukaan, keitä saadaan puhumaan
    • jos Tähtipäiville valitaan teema, on hyvä, jos myös esitelmät tukevat teemaa tai liittyvät siihen
  • Esitelmöitsijät
  • Tila

Näyttely

  • Tilat
  • Näytteilleasettajat
    • jos tähtipäivien uudistus etenee, tulee näytteilleasettajiksi kutsuttavien lista

pitenemään.

  • mukaan tulisivat tähtiseurojen lisäksi myös tutkimuslaitokset, opettaja- ja opiskelijajärjestöt sekä alan yrityksiä.
  • kutsuttavien listan rakentamisessa aloite pitäisi olla Ursalla.
  • Kutsuminen
    • työnjako pitää sopia tapauskohtaisesti
    • paikallinen isäntä voi hyvin kutsua esim. muut tähtiyhdistykset ja sellaiset tahot, joihin tällä on yhteyksiä
    • Ursa vastaa lopuista.
  • Kustannukset
    • Paikalliselle isännälle tai Ursalle ei pitäisi aiheutua kuluja.
    • Joitakin isoja tai varakkaita näytteilleasettajia voisi houkutella tukemaan päiviä tai esim. paikallista isäntää.

Muu ohjelma

  • Lapset
  • Jaostot
  • Työpajat
  • Planetaario
  • Miniesitelmät (esim. speakers corner, 5-15 min)
    • Näyttelytilassa ja/tai salissa isojen esitelmien välillä

Ulkotoiminta

  • Aurinkonäytännöt
  • Vesirakettilaukaisut
  • Ruutirakettilaukaisut

Vierailut

Vierailu eli ekskursio on hyvä, muttei pakollinen osa Tähtipäiviä. Vierailun järjestäminen ja siihen päivien aikana kuluva aika vievät kohtalaisen osan käytettävästä energiasta ja ajasta. Jos sopivaa vierailukohdetta ei helposti löydy lähialueelta, on parempi jättää se kokonaan väliin, kuin tekemällä tehdä jokin retki.

  • Vierailukohteen valinta
  • Kenelle vierailu suunnattu
    • harrastajat
    • onko yleisöllä mahdollisuus osallistua
    • mahdollinen vierailijaryhmän kokorajoitus
  • Sopiminen esittelystä
  • Kuljetukset
    • ajo-ohjeet, jos paikalle saa tulla omalla kulkuneuvolla
  • Vierailun sovittaminen aikatauluun
    • ei saa haukata merkittävää osaa Tähtipäivien ohjelmasta
    • perinteisesti ollut sunnuntaiaamupäivällä
    • huomioitava mahdollinen vierailun aikatualun venyminen, vaikuttaa muuhun ohjelmaan

Tiedotus

  • Aikataulu
  • Kanavat
    • internetsivut
      • Tähtipäiville pitää luoda oma graafinen ilme ja sivustolle rakenne
      • Sivuston sisällössä huomioitava keskeiset kohderyhmät
      • Tämä tukee myös päivien profiilin nostoa
      • Osoite voi olla vakio, esim. www.ursa.fi/tahtipaivat
    • Sähköpostilistat
    • Astronetin foorumi
    • Tähdet ja avaruus
    • Ursa Minor
    • Facebook
    • Irc-galleria
    • Paikallislehdet
    • Ammattilehdet

Infopiste

Tähtipäivien yhteydessä näkyvällä paikalla on syytä olla päiväsaikaan jatkuva päiviystys vieraita ja näytteilleasettajia varten.

  • Tilat
  • Tarvikkeet
  • Päivystäjät
  • Jaettava materiaali
  • Hätävaratarvikkeet

Ruokailut

Osanottajille voidaan järjestää ruokailumahdollisuus, jos se on järjestettävissä. Vaihtoehtoisesti voidaan tarjota osanottajille tietoa lähistön ravintolapalveluista.

  • Tilat
  • Järjestäjä
    • Tilataanko ulkopuoliselta taholta, kuten esim. ammattikoulu tms.
  • Tilaaminen
    • Kuka tilaa ja miten määritellään tilauksen suuruus
  • Laskutus

Puffetti

  • Tilat
  • Järjestäjä
  • Kulut/tuotto

Majoitus

  • Yhteismajoitus

Ihan kiva, jos onnistuu. Voi olla omin patjoin tai jos jostakin on saatavissa patjoja, niin sitten niillä. Ei kuitenkaan missään määrin kynnyskysymys.

  • Hotellit

Paikallisen isännän pitää selvittää lähialueilla olevian hotellien ja retkeilymajojen yhteystiedot. Nykypäivänä kotisivun osoite riittää monesti.

Kuljetukset ja liikenne

  • tarvikkeiden kuljetus
  • Ursan auton käyttö

Ursan toimiston tehtävä ennakkovaraus heti päivämäärän selvittyä.

  • Opastukset
  • Pysäköinti
  • Julkinen liikenne
    • Bussit
    • Juna
    • Paikallisliikenne
      • bussit
      • taksit
      • ratikka/metro