Kerhoseminaari 2018 - jäsenistön osallistaminen ja sitouttaminen tähtiharrastusyhteisöissä

<< | Etusivu | >>

Kerho- ja yhdistysseminaari 26.-28.10.2018

Yleistä

Yhteisö tarvitsee jäseniä ja vastuunkantajia ollakseen olemassa. Jälkimmäisiä on yleensä liian vähän ja saadakseen vastuunottajia yhteisö tarvitsee tietoa jäsenistön motivoitumisesta sekä toimista, joilla jäsenistöä voidaan aktivoida ja osallistaa yhteisön toimintaan. Näistä aiheista keskusteltiin vuoden 2018 kerho- ja yhdistysseminaarissa Tähtikalliolla lokakuussa 2018.

Voidaan puhua yleensä tähtiharrastusyhteisöistä, ovat ne rekisteröityneitä yhdistyksiä, vapaamuotoisempia kerhoja, Ursan harrastusryhmiä tai muita vähemmän organisoituneita ryhmiä.

Yhteisöistä tunnistettiin neljä sitoutumisen tasoa

1. osallistujat
2. auttajat
3. vastuunkantajat (tekijät)
4. päättäjät

Osallistujat ovat yhteisön jäseniä, maksavat jäsenmaksuja, seuraavat yhteisön toimintaa ja osallistuvat tilaisuuksiin, saattavat jopa esittää kysymyksiä, mutta siihen heidän sitoutumisensa yleensä jää.

Auttajat voivat pyydettäessä tai jopa oma-aloitteisesti auttaa tilaisuuksissa esim. järjestelmällä pöytiä tai osallistumalla loppusiivoukseen, mutteivät ota vastuutehtäviä.

Vastuunkantajat hoitavat yhteisön määrittelemiä tai yhdessä sopimia vastuutehtäviä, esim. kirjaston- tai tähtitorninhoitaja, tähtinäyttäjä/opas, kurssivastaava yms.

Päättäjät ottavat vastuuta yhteisön tärkeistä päätöksistä, esim. taloudesta, hankinnoista, toiminnan suunnasta yms. Tyyppisiä päättäjiä ovat mm. yhdistyksen hallituksen jäsenet. Vaikka monissa yhteisöissä päätöksenteko olisi demokraattisesti jaettu, päättäjät joutuvat tekemään kiistatilainteissa ratkaisut.

Jokaiselle sitoutumisen asteelle ja siellä pysymiselle vaaditaan motivoivia tekijöitä, jotka ovat aina henkilön itsensä määrittelemiä, mutta osassa yhteisö voi auttaa ja tukea henkilön päätöstä.

Mikä motivoi tai epämotivoi ihmisiä sitoutumaan?

Tullakseen yhteisön jäseniksi

• henkilöllä pitää olla kiinnostus ja tiedonjano aiheeseen
• hänen tulee löytää yhteisöstä samanhenkisiä kanssaharrastajia
• yhteisö voi tarjota mahdollisuuden kokea elämyksiä harrastuksen parissa, on ne sitten näkemistä tai sosiaalista kokemista
• yhteisön voi kokea tarjoavan sellaista tietoa ja toimintaa, jota yksin ei saa tai on työläämpi hankkia, esimerkiksi harrastuksen aloittamisesta

Uutena jäsenenä harrastaja kaipaa onnistumisen kokemuksia, esimerkiksi onnistunut kuva tai havainto tähtitaivaan kohteesta ta ilmiöstä, onnistumiset ruokkivat intoa, motivaatiota ja sitoutumista yhteisöön, varsinkin jos yhteisö on auttanut päämäärässä.

Ihmiset motivoituvat myös voidessaan toimia asiantuntijoina ja saadessaan arvostusta tästä asemasta.

Jotkut saattavat motivoitua toimimaan päättäjätehtävissä, jos paikka tarjoaa laajemman näkökulman ja aitiopaikan toimintaan. Tehtävä voi tarjota myös hyödyllisiä meriittejä muualla elämässä ja yhteiskunnassa.

Ursan harrastusryhmät

Ursan harrastusryhmät poikkeavat hiukan yhdistyksistä, sillä harrastusryhmillä ei ole virallista jäsenyyden käsitettä. Lähes kaikki yhteisöstä kuuluvat jäseninä Ursaan, mutta harrastusryhmän jäsenyyden määrittää osallistumien harrastusalan toimintaan, havaitsemalla, keskustelemalla viestintäkanavilla, osallistumalla tapahtumiin tai vahvimmin olemalla asiantuntijana yhteisössä.

Harrastusryhmän jäseniä saattaa motivoida oman havainnon tai projektin huomioiminen yhteisön taholta

• aikanaan havaintoja ja analysoitiin julkaistiin Ursa Minor-lehdessä, nykyään niitä saatetaan nostaa Zeniittiin tai Taivaanvahtiin
• havainto saattaa saada tykkäyksiä tai kommentteja Taivaanvahdissa

Toimiminen arvostettuna asiantuntijana saattaa motivoida aktiivisia harrastajia toimimaan vastuuaktiivina.

Mahdollisuus vaikuttaa ryhmän toimintaan ja saada omia ideoita yhteiseksi toiminnaksi voi motivoida.

Mitä yhteisö voisi tehdä motivoidakseen henkilöitä?

Jokaista sitoutumisen astetta varten tarvitaan omanlaisia toimiaan; niin ihmisten saaminen tiettyä sitoutumisen astetta vaativaan tehtävään kuin siellä pysymiseen.

Ensimmäinen askel on saada yhteisöön jäseniä, sillä ilman jäseniä ei saa myöskään uusia vastuunkantajia

• yhteisö voi tarjota uusia jäseniä kiinnostavaa tietoa, mielenkiintoisia luentoja yms.
• hyödylliset jäsenedut voivat houkutella jäseniksi, esim. laitteiden ja tilojen käyttöoikeus (avaimet)
• yhteisöllisyyden ja vertaistuen tarpeeseen vastaavat kerhoillat ja retket
• yhteisön on syytä markkinoida toimintaansa ja kertoa siitä riittävän näkyvästi ja useilla kanavilla, erityisesti sosiaaliset median eri väylät on huomioitava nykyaikana; muuten vaarana on sisäpiiristyminen
• jäsenhankinnassa kannattaa tarttua nykyhetkeen; onko menossa joku yleinen buumi tai näkyvissä joku taivaallinen tapahtuma, jota voisi hyödyntää mielenkiinnon saamiseksi

Jäsenhankinnan pitää olla tasapainossa sen kanssa, mitä yhteisö lopulta pystyy tarjoamaan; odotuksien ja tarjonnan epäbalanssi on hyvin huono strategia ja luo huonoa mainetta, jota voi olla vaikea korjata takaisin hyväksi.

Yhteisön kannattaa helpottaa uuden jäsenen pääsyä mukaan; jotkut "uivat" yhteisöihin sisään helposti, jotkut voivat olla epävarmempia ja arempia

• joku/jotkut yhteisössä voi/voivat ottaa vastuulleen uusien jäsenten tukemisen ja tervetulleiksi toivottamisen; vaatii tietynlaista ihmistyyppiä, joskus vähän varovaisempaakin etenemistä
• yhteisön ilmapiirin tulee yleensäkin olla sellainen, että uudet jäsenet ovat tervetulleita
• erityisesti uusille jäsenille tarjotut tervetulotilaisuudet auttavat uusia pääsemään mukaan; tällaisiä hetkiä voi käyttää hyväksi yhteisön mahdollistamien harrastusmuotojen esittelyyn (kerhot, ryhmät, työpajat ym.)

Jäsenistöä voi palkita pienin juhlatilaisuuksia, mm. pikkujoulut, kevätpiknik, grilli-ilta yms. Tilaisuudet ei tarvitse aina liittyy vahvasti tähtitieteeseen, vaan ydin asiana on yhteisöllisyys. Näissä on olennaisista, että jäsenyys eli osallistujatason sitoutuminen riittää.

Osallistamista ruokkii yhdessä tekemisen kulttuuri; toimintaa ja asioita järjestetään yhdessä ja yhteisillä päätöksillä

Osallistujia ja asiantuntijoita voidaan motivoida huomioimalla heidän aktiivisuuttaan. Heille voi antaa tilaa kertoa tekemisistään ja saavutuksistaan ja mahdollistaa heille tilaisuuden toimia asiantuntijoina.

Yhdistys voi helpottaa vastuutehtävien jatkuvuutta jo silloin, kun edellinen vastuunkantaja ei vielä ole kyllästynyt tai lopettamassa

• yleensä silloin ollaan myöhässä, kun pitää etsiä uusia ihminen lähteneen tilalle
• kannattaa etsiä vastuunkantajien avuksi apulaisia, esim. "apulaistorninhoitaja", "kakkostähtinäyttäjä" jne. Kannattaa myös viestiä päävastuulliselle, että tämä on yhdistyksen kannalta hyödyllinen strategia
• mestari-kisälli-tyylinen uuden vastuunkantajan kasvatus tehtävään saattaa paitsi helpottaa päävastuullisen tehtävää, myös motivoida "mestari"aseman puolensa
• muutenkin vähintään kaksin tekeminen erilaisissa tehtävissä parantaa onnistumista ja vähentää riskejä

Perinteinen keino motivoida yhteisön vastuunkantajia ja muita ansioituneita harrastajia on palkitseminen. Palkitsemisessa on syytä kuitenkin huomioida seuraavia seikkoja:

• palkitseminen lienee hyvin harvalle se motivaatiotekijä, jonka vuoksi tehtävään lähdetään; palkitseminen on pikemminkin tekijä, joka osoittaa henkilölle yhteisön arvostusta ja voi toimia motivaattorina pysyä mukana tehtävässä
• palkitsemistapoja on monenlaisia: lahjakortti, kunniamerkki tai -maininta, mutta myös mukava tapahtuma vastuunkantajille tai jonkun projektin suorittaneille
• havainto/näytöskauden tai tapahtuman "rääppiäiset" ao. vastuunkantajille on mainio tapa kiittää tehdystä työstä; tämä voi olla esimerkiksi illanistujainen tai retki
• kun palkitaan vain joku vastuunkantaja tai joukko yhteisön jäseniä, tulee selkeästi ja ymmärrettävästi viestiä, miksi jotkut ansaitsevan palkinnon, ettei tule kateutta
• päättävien ja vastuunkantavien yhteisön jäsenten ei tule pelätä välillä vähän myös palkita itseään, eikä aina vain uhrautua yhteisön puolesta; tässä kuitenkin on toimittava taitavasti ja huolellisesti viestien, ettei tule asiasta sisäpiiristä ja negatiivista vaikutelmaa
• palkitseminen pitää olla ansaittua, eikä se saa mennä liialliseksi ja hyvän maun ylittäväksi; vuosittaisia palkintoja tai kunniamainintoja voi toki olla useita, jos se on yhteisössä yleisesti hyväksytty ja arvostettu tapa
• edellistä huolimatta palkitsemisen ja huomioimisen kynnys kannattaa olla matala; ei liian harvoille, eikä liian harvoin; löydettävä yhteisölle sopiva tasapaino
• palkitsemisen korkeimpia asteita ovat vapaa- ja kunniajäsenyydet; ovat kuitenkin vain harvoille

Vastuutehtäviä markkinoitaessa on syytä kiinnittää huomiota, että tehtävistä puhutaan positiivisessa ja kannustavassa sävyssä. Esimerkiksi sanalla "nakki" on negatiivinen vire. "Olla nakkisuojassa", miksi positiiviselta asialta pitäisi olla suojassa.

Turhaa byrokratiaa kannattaa välttää ja karsia, sekä välttää byrokraattista kielenkäyttöä. Yhdistystoimintaa liittyy toki pakollisia toimia, mutta näistäkin voi käyttää muuta nimitystä kuin byrokratia. Jotkut ihmiset ovat taitavia hoitamaan yhdistysrutiineja ja heidän työtään kannattaa arvostaa.

Ursan harrastusryhmissä pakollisia yhdistysrutiineja on pyrittykin yksinkertaistamaan, mutta virallisessa yhdistyksessa yhdistyslain ja virallisten avustajien vaatimat toimet joutuu toki tekemään.

Yhteisön määrittelemät vastuutehtävät tulisivat olla motivoivia ja ne tulisi yhteisön jäsenten kannalta kokea mielekkäiksi. Mielekkäinä ja tarpellisina koettuihin tehtäviin on helpompi rekrytoida ihmisiä.

Ursan harrastusryhmät

Ursan harrastusryhmille erityisesti soveltuvia kannustus- ja motivointitapoja voisivat olla

• Harrastajien tekemien havaintojen huomioiminen eri tavoin:
  • Zeniitin artikkeleissa mainittuina / kuvien julkaisuina
  • Kommentointi Taivaanvahdissa; tässä vastuuaktiivit voisivat ottaa aktiivisen roolin; kannustavia tai opastavia kommentteja
  • Havainnon nostot Taivaanvahdin etusivun uutisiin
  • Ideana "Kuukauden havainto" Taivaanvahdissa
• Julkaisutoiminnassa voisi enemmänkin joukkoistaa kuvituksen hankkimistä yhteisöistä, ei vain käyttäen "hovikuvaajia"
  • Ursan julkaisut
  • Paikallisyhdistysten lehdet
• Ansioituneiden harrastajien palkitseminen
  • Kultainen okulaari tai Stella Arcti tulee vain harvoille
  • Stella Codex -kirjapalkintoa voisi jakaa enemmän ja useammissa tilaisuuksissa; tässä voisi ryhmien vastuuaktiviit olla aktiivisia ehdottajia; jotain muitakin kevyempiä mainintoja voisi kehittää
• Ryhmän vastuuaktiivien ja vetäjien tulisi muistaa tarjota koko vastuutiimille mahdollisuus toiminnan ideointiin tai mielipiteen ilmaisuun; tarvittaessa laajemminkin kuin vain nimettyjen aktiivien joukossa
• Ryhmien jäsenistöä voi aktivoida äänestyksin (esim. avaruus.fi-foorumi), myös mielipidettä viestintäkanavilla kysyen