Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Päivitetty: 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Tähtitieteellinen yhdistys Keski-Uudenmaan Altair ry
Postiosoite: M Salo, Vöyrinkatu 12 E 19, 04430 Järvenpää
Sähköposti: altair(a)ursa.fi
Puhelin: 050 3370919

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Matti Salo
Vöyrinkatu 12 E 19, 04430 Järvenpää
050 5252892
matti.salo(a)ursa.fi

Yhdistyksen valitsema jäsenrekisterin ylläpitäjä
Kari Teittinen
Järvipuistonkatu 24 B 8, 04400 Järvenpää
050 3595254
kari.teittinen(a)gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
yhdistyksen jäsenten tunnistaminen;
yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen;
yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen;
yhdistyksen toiminnan tarjoaminen jäsenistölle;
yhdistyksen jäsenten pitäminen ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta;
yhdistyksen toimintaa koskevan ja/tai yhdistyksen toiminta-ajatuksen piiriin
kuuluvan tiedon välittäminen;
yhdistyksen toiminnan suunnittelu, kohdentaminen ja kehittäminen (ml. eri
jäsenryhmien huomioiminen toiminnassa);
jäsenmaksuvelvollisuuksien määrittäminen;
tilastointi;
yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja kehittäminen (ml. laskutukseen liittyvät asiat)

Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi yhdistykseen kuuluvalle jäsenrekisterin ylläpitäjälle, varmuuskopion ylläpitäjälle ja/tai yhdistyksen kirjanpitäjälle.

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8.1 §:n 1-, 4- ja 5-kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen jäsenestä ja yhdistyksen jäsenyyttä hakeneesta henkilöstä voidaan kerätä ja tallettaa seuraavia henkilötietoja:
henkilön etu- ja sukunimi
syntymäaika/-vuosi
lähiosoite
postitoimipaikka
sähköpostiosoite
puhelinnumero
jäsennumero/jäsenyyden tyyppi
mahdolliset muut henkilön itsensä yhdistykselle antamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö itse, sekä jäsenyyden alkamista ja jäsenmaksuja koskevien tietojen osalta yhdistyksen hallitus ja rahastonhoitaja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi siirtää jäsentietorekisteriin liittyviä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Tietojen siirto tapahtuu henkilötietolain ja Euroopan unionin henkilötietodirektiivin (95/46/EY) ja muun soveltuvan lainsäädännön henkilötietojen ulkomaille siirtämistä koskevia säännöksiä noudattaen. Yhdistys ei luovuta tietoja mainos- tai markkinointitarkoituksiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella salasanalla suojatussa tiedostossa. Yhdistys huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Jäsenrekisterin varmuuskopiota säilytetään suojatulla palvelimella. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

9. Rekisteröidyn henkilön informointi

Rekisteriseloste on nähtävissä osoitteessa https://www.ursa.fi/yhd/altair/liity/rekisteriseloste.html

10. Rekisteröidyn henkilön tarkastusoikeudet periaatteet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §).

Rekisteröidyllä/alaikäisen huoltajalla on oikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Tarkastuspyyntö osoitetaan yhdistyksen puheenjohtajalle, joka myös päättää asiasta.

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.