Cygnus-kesätapaaminen alkaa olla takanapäin. Tapahtuman jälkeen on ollut vielä jonkun verran jälkihoitotoimia, mutta vähitellen voi kääntää katseensa seuraaviin haasteisiin. Cygnuksen valmistelut vaativat aika paljon vääntöä ja joistakin asioista pakostakin jouduttiin ajan puutteen vuoksi tinkimään.

Yllättävään tilanteeseen

Tämänvuotisen Cygnuksen valmistelut olivat haasteellisia, paikoin jopa stressaavia. Huhtikuussa jouduimme sen eteen, että alunperin suunniteltua paikkakuntaa, Hämeenlinnaa, sekä paikallisten Cygnukselle ehdottamaan paikkaa, Aulangon lomakylää, ei voinut millään hyväksyä, sekä osanottajille, että Ursalle koituvien kustannusten vuoksi. Kaikkia resursseja, kuten saunaa, ei olisi edes ollut käytettävissä joka päivä ja luentotilastakin olisi pitänyt pulittaa tuntiveloitusta.

Katsoimme, että tasavertaisten harrastusmahdollisuuksien turvaamiseksi Cygnukseen osallistumisesta perittävä minimimaksu pitää yrittää pitää mahdollisimman kohtuullisena. Myöskään suurimittaiseen subventointiin Ursalla ei ole varaa.

Jouduimme tekemään tiukan päätöksen ja painamaan paniikkivaihteen päälle. Aloimme kartoittaa leiri- ja kurssikeskuksia, ensin Hämeenlinnan ympäristöstä ja sitten yhä kauempaa. Ensisijaisena tavoitteena oli pitää alunperin valittu viikonloppu tapahtuma-aikana, koska osa saattoi olla valinnut lomasuunnitelmansa tämän mukaan.

Jälkikäteen arvioiden ihmisille ei taida riittää tieto ajasta ja paikasta, vaan myös Cygnuksen sisällöstä ja paikasta täytyisi olla tarkempaa tietoa osallistumispäätöksen tueksi. Tämän päättelen siitä, että osanottajamäärä jäi pienemmäksi kuin eteläsuomalaiselta keskeisessä sijainnissa järjestetyltä Cygnukselta saattaisi odottaa.

Tähän aikaan vuodesta, siis myöhään keväällä, leirikeskukset olivat jo varsin kortilla. Tiedusteluista tuli vastauksena pelkkää varattua. Hupaisana detaljina kuultiin, että yksi leirikeskus oli palanut ja niin muodoin ei enää käytettävissä.

Jokioisiin

Pienenä onnenpotkuna, jos sellaiseksi sitä voi sanoa, Forssan suunnalta löytyi mahdollisuus järjestää Cygnus Lounais-Hämeen Uranuksen kanssa. Paikkana olisi kuitenkin vähän Cygnukselle poikkeava ympäristö Jokioisten taajaman tuntumassa. Täältä puuttuisi mm. rantasauna ja uimapaikka. Jälkimmäinen olisi kyllä kolmen kilometrin päässä. Tuossa vaiheessa ei ollut enää kauhean paljon aikaa jatkaa kyselyjä ja kärsivällisyys osalta järjestelytiimiä loppui. Paikalliset myös hiukan lobbasivat omaa paikkaansa.

Eräs suurimmista ongelmista, toimintapisteiden väliset etäisyydet, oli jo tuolloin nähtävissä ja osa meistä kokeneemmista Cygnys-järjestäjistä sai vääntää kättä ja tolkuttaa, ettei toiminta voi hajautua kävelymatkaa suuremmaksi. Lopulta mahdollisista vaihtoehdoista, niitä Jokioisilla oli kuitenkin olemassa, saimme valituksi sellaisen, jossa etäisyydet oli kestettävissä ja hyväksyttävissä.

Yksi haasteista oli se, että vain osalla meistä oli laajempaa kokemusta Cygnuksen järjestämisestä. Etänä ja paikkojen todellisia olosuhteita tuntemattomana oli välillä vaikea arvioida mahdollisia haasteita. Olisi aina hyvä, että paikallisella järjestäjällä olisi joku, joka olisi käynyt useammilla Cygnuksilla ja tietäisi puitteet. No, tämähän ei aina voi olla mahdollista, jos halutaan tapahtumalle järjestäjiä eri puolilta maata. Tällöin auttaisi hyvä dokumentointi ja ohjeistus tapahtuman järjestelyistä sekä se, että paikallinen kumppani tukeutuisi ja luottaisi Ursan suunnasta annettaviin kokemuksiin ja neuvoihin.

Loppua kohti, kun erilaiset näkemykset ongelmista ja niiden ratkaisuista oli saatu sovitettua yhteen, järjestelyt Ursan puolesta valikoituneen Cygnus-tiimin ja paikallisen järjestäjän yhteenliittymässä alkoivat hioutua yhteen ja organisointi rupesi sujumaan paremmin.

Taistelu aikaa vastaan

Aika oli yksi vihollisistamme. Jouduimme kasamaan koko tapahtuman käytännössä parissa kuukaudessa ja siinäkin järjestelyt olivat loppupainotteiset. Toki joka vuosi vauhti kiihtyy loppua kohti, mutta jos alkuvalmistelut on hoidettu, loppu on suoraviivaisempaa. Aika käytännössä loppui kesken ja viimeisen kuukauden aikana oli pakko jo todeta, että tietyistä asioista joudutaan tinkimään ja selityksenä tarjotaan tätä erikoista tilannetta paikanvaihdon kanssa.

Aivan viime tippaan meni myös riittävän infopäivystyskapasiteetin löytyminen. Sitä kun tarvittiin sisämajoitustilojen valvonnan vuoksi melko runsaasti. Lopulta rinkiin löytyi kuitenkin peräti 15 henkeä. Suurkiitos heistä kuitenkin Haukan Harrille, joka otti mielestäni jopa kohtuuttoman paljon vuoroja itselleen.

Allekirjoittaneelle jäi täysipainoisesti aikaa paneutua Cygnukseen vasta parina viimeisenä viikkona. Kesäkuun haukkasi Tähdet-vuosikirjan taitto, joka sekin oli vähän myöhässä, kuten olen aiemmin kirjoittanut.

Sen huomasi, ja yleisesti ajatellen on selviö, että tällaisellä projektilla täytyy olla joku johtaja tai ohjaaja. Sen puute ehkä oli osaongelmana järjestelyissä. Yritin itse hiukan loppuvaiheessa ottaa aloitteentekijän roolia, vaikka mitään johtavaa roolia en tunnustakaan ottaneeni. Mutta sitäkin vasta, kun alkoi olla vähän enemmän aikaa.

Näin jälkikäteen miettien Hämeenlinnan suhteen tuskin järjestelyt olisivat olleet yhtään sen helpommat. Sama kokemuksen puute olisi iskenyt sielläkin. Ehkä perinteisen Cygnus-paikan löytyminen olisi tuonut jonkun verran helpotusta järjestelyihin.

Prosessin työläydestä ja ennakkoon tiedetyistä ongelmista huolimatta järjestelyt tuntuivat onnistuneen kohtuullisen hyvin, jos on uskominen osanottajia ja heidän melko vähäistä kritisointia. Kenties olimme tuonneet jo selväksi tilanteen vaikeuden tarpeeksi hyvin.

Itse tapahtumasta enemmän seuraavassa osassa.